Skaitmenizacija mažoje įmonėje: nuo ko pradėti prieš DI
Skaitmenizacija mažoje įmonėje: kur gyvena jūsų duomenys, kaip sutvarkyti vieną vietą kiekvienam, aprašyti darbus ir tik tada diegti automatizavimą ir DI.
Skaitmenizacija mažoje įmonėje prasideda nuo klausimo, kur šiandien gyvena jūsų informacija: klientai, pasiūlymai, sąskaitos, sutartys ir užduotys. Kiekvienai rūšiai pasirinkite vieną vietą, aprašykite pagrindinius procesus ir tik tada automatizuokite pasikartojančius žingsnius ir junkite DI. DI dirba su tuo, ką jam duodate, todėl išmėtyti duomenys duoda išmėtytus atsakymus.
Įmonių programose pradedu nuo to paties: įvertiname, kaip darbas vyksta dabar, ir tik tada diegiame DI į darbo procesus. Auditas trunka vieną dvi savaites, o pirmasis automatizuotas procesas pradeda veikti per mėnesį. Per savo įmonę „Retos galimybės“ procesus automatizuojame ir mokome komandas, o tais pačiais įrankiais kuriu ir savo įmones.
Lietuvos įmonės juda greitai. Pagal Eurostat, 2025 m. bent vieną DI technologiją naudojo 21,3 proc. Lietuvos įmonių, turinčių 10 ar daugiau darbuotojų, o 2024 m. tokių buvo 8,76 proc. Lietuva pateko tarp trijų ES šalių, kuriose ši dalis išaugo labiausiai. Tarp mažų įmonių (10-49 darbuotojų) ji išaugo nuo 6,51 iki apie 18 proc. Kad DI duotų naudos, po juo turi būti tvarkingi duomenys.
Skaitmenizacija: kur šiandien gyvena jūsų informacija
Paimkite lapą ir užrašykite, kur saugote kiekvieną informacijos rūšį. Mažoje paslaugų įmonėje ji gali atrodyti taip:
| Informacija | Kur gyvena dabar | Problema |
|---|---|---|
| Klientai ir jų istorija | Trijų žmonių pašto dėžutės, telefonas | Kai žmogus atostogauja, istorijos niekas neranda |
| Pasiūlymai | Word failai darbalaukyje | Nėra vienos kainos versijos |
| Sąskaitos | Apskaitos programa ir el. paštas | Rankinis perrašymas |
| Užduotys | Pokalbiai, lapeliai, atmintis | Neaišku, kas ir iki kada |
| Instrukcijos | Patyrusio darbuotojo galva | Naujas žmogus mokosi mėnesius |
Jūsų lentelė atrodys kitaip, bet stulpelis „Problema“ ir parodys, nuo ko pradėti.
Vieni namai kiekvienai informacijai
Kiekvienai informacijos rūšiai pasirinkite vieną vietą, kurioje ji gyvena, ir susitarkite, kad kitur jos nėra:
- Klientai: viena CRM sistema arba bent viena bendra lentelė su aiškiais stulpeliais.
- Dokumentai: vienas bendras diskas su aiškia aplankų struktūra ir pavadinimų taisykle.
- Užduotys: vienas įrankis, kuriame kiekviena užduotis turi atsakingą žmogų ir terminą.
- Sąskaitos: apskaitos programa, į kurią duomenys patenka vieną kartą.
Nesirinkite įrankio pagal funkcijų sąrašą. Rinkitės tą, kurį komanda atidarys kiekvieną dieną. Brangi sistema, kurios niekas nenaudoja, yra blogesnė už paprastą lentelę.
Aprašykite procesus prieš juos automatizuodami
Kai duomenys turi namus, aprašykite tris ar keturis procesus, kurie kartojasi dažniausiai: nuo užklausos iki pasiūlymo, nuo užsakymo iki sąskaitos, naujo darbuotojo pirmoji savaitė. Kiekvienam užtenka vieno puslapio: kas pradeda, kokie žingsniai, kas atsakingas, kaip atrodo gerai atliktas darbas.
Toks aprašas tampa standartu. Taiichi Ohno, Toyota gamybos sistemos kūrėjas, sakė: „Be standarto nėra kaizen.“ Kaip savaitė po savaitės gerinti aprašytą procesą, rašiau tekste apie kaizen mažoje įmonėje.
Automatizavimas ir DI ant sutvarkytų pamatų
Dabar galite eiti dviem keliais, ir dažnai jų reikia abiejų:
- Automatizavimas perima žingsnius su aiškia taisykle: užklausa iš svetainės automatiškai patenka į CRM, sąskaita sukuriama iš užsakymo, priminimas išsiunčiamas terminui artėjant.
- DI perima žingsnius su kalba: parengia atsakymo klientui juodraštį, apibendrina susitikimą, ištraukia duomenis iš PDF, perrašo instrukciją naujam darbuotojui. Kiekvieną DI tekstą prieš išsiunčiant patikrina žmogus.
Prieš įkeldami įmonės dokumentus į DI įrankį, patikrinkite paskyros tipą. Asmeninėje ChatGPT paskyroje pokalbiai gali būti naudojami OpenAI modeliams mokyti, kol neišjungiate „Improve the model for everyone“. ChatGPT Business ir Enterprise paskyrose OpenAI pagal numatytuosius nustatymus turinio modeliams mokyti nenaudoja. Daugiau apie kasdienį darbą su juo rasite tekste ChatGPT lietuviškai darbe.
Jei norite, kad automatizavimą sukurtų ir komandą apmokytų tas pats partneris, „Retos galimybės“ tai aprašo verslo procesų automatizavimo puslapyje (atsidaro naujame skirtuke).
Dažnos skaitmenizacijos klaidos
- Pirmiausia perkama sistema. Įrankis be aprašyto proceso tampa dar viena vieta, kur gyvena informacija.
- Viskas iš karto. Tvarkykite vieną informacijos rūšį ir vieną procesą, tada kitą.
- Niekas neatsakingas. Kiekviena sistema turi savininką, kuris prižiūri tvarką.
- Komanda neapmokyta. Žmonės grįžta prie seno būdo, jei niekas neparodė naujo jų pačių darbe.
Pradėkite nuo vieno proceso
Papasakokite, kuris procesas jūsų įmonėje stringa labiausiai. Per 30 minučių pokalbį išgirsite, ar jį išspręs mokymai, automatizavimas ar kas nors kita. Mokymus vedu lietuvių arba anglų kalba, Vilniuje arba nuotoliu. Formatai aprašyti DI mokymų puslapyje, o pokalbiui galite užsiregistruoti čia.
Klausimai ir atsakymai
Kas yra skaitmenizacija įmonėje?
Tai darbas, kurio metu informacija ir procesai iš popieriaus, el. laiškų ir žmonių galvų persikelia į skaitmenines sistemas, kuriose juos galima rasti, dalintis ir automatizuoti. Mažoje įmonėje tai dažniausiai reiškia vieną vietą klientams, vieną dokumentams ir aprašytus pagrindinius procesus.
Nuo ko pradėti skaitmenizaciją?
Nuo sąrašo, kur šiandien gyvena jūsų informacija: klientai, pasiūlymai, sąskaitos, sutartys, užduotys. Tada kiekvienai rūšiai pasirinkite vieną vietą, aprašykite pagrindinius procesus ir tik tada automatizuokite pasikartojančius žingsnius.
Ar reikia skaitmenizacijos prieš diegiant DI?
Taip, bent jau tiems procesams, kuriuose norite naudoti DI. DI dirba su tuo, ką jam duodate: jei klientų istorija išmėtyta per tris pašto dėžutes ir sąsiuvinį, DI jos nesuras. Vienas tvarkingas procesas su aiškiais duomenimis yra geriausia pradžia.
Kiek Lietuvos įmonių jau naudoja DI?
Pagal Eurostat, 2025 m. bent vieną DI technologiją naudojo 21,3 proc. Lietuvos įmonių, turinčių 10 ar daugiau darbuotojų. 2024 m. tokių buvo 8,76 proc. ES vidurkis 2025 m. buvo 20,0 proc.
Kiek laiko trunka skaitmenizacija mažoje įmonėje?
Tai priklauso nuo to, kiek procesų tvarkote. Mano įmonių programose dabartinio darbo auditas trunka vieną dvi savaites, o pirmasis automatizuotas procesas pradeda veikti per mėnesį. Visą įmonę verta tvarkyti procesas po proceso.